기업 보안의 관심이 외부 사이버 공격에서 내부 데이터 관리로 빠르게 옮겨가고 있다. 영업 담당자가 퇴사하거나 다른 회사로 자리를 옮기는 과정에서 고객 연락처와 거래 기록, 상담 자료가 함께 빠져나갈 수 있다는 우려가 커지고 있기 때문이다.
기업이 오랜 기간 쌓아온 고객정보는 단순한 전화번호 모음과는 성격이 다르다. 고객별 문의 내용, 계약 진행 단계, 상품 관심도, 구매 주기, 거래처 담당자와의 관계 등 실제 매출 활동에 활용되는 정보가 복합적으로 담겨 있다.
이러한 자료는 영업사원 개인이 만든 메모처럼 보일 수 있지만, 실제로는 회사가 광고비와 인건비, 영업비용을 투입해 축적한 경영 자산에 가깝다. 관리 방식과 활용 체계가 적절하게 마련돼 있다면 기업의 중요한 영업정보로 보호받을 가능성도 있다.
문제는 상당수 중소기업이 고객자료를 개인별로 관리한다는 데 있다. 담당자마다 별도의 엑셀 문서를 만들거나 개인 스마트폰 주소록, 메신저 대화방, 개인 이메일에 고객정보를 저장하는 사례가 적지 않다.
이 같은 환경에서는 퇴사자가 보유한 자료의 범위를 회사가 정확하게 확인하기 어렵다. 파일을 복사하거나 외부 저장장치로 옮겨도 기록이 남지 않을 수 있으며, 퇴사 후 고객에게 별도로 연락하더라도 이를 즉시 파악하기 쉽지 않다.
정보유출이 발생하지 않더라도 업무 공백이 생길 가능성이 있다. 기존 담당자의 상담 내용과 후속 일정이 회사 내부에 남아 있지 않으면 새 담당자는 처음부터 고객 상황을 다시 확인해야 한다. 고객 입장에서는 같은 설명을 반복해야 하고, 기업은 계약 기회나 중요한 연락 시점을 놓칠 수 있다.
이에 따라 고객DB를 중앙 시스템에 모아 관리하는 CRM과 영업관리 솔루션의 필요성이 커지고 있다. 회사 계정으로 고객자료를 등록하고 관리하면 담당자 개인이 아니라 조직이 정보의 관리 주체가 될 수 있다.
또한 직원별 업무 범위에 따라 정보 열람 권한을 나누고, 누가 언제 고객자료를 조회하거나 변경했는지 이력을 남길 수 있다. 담당자가 바뀌어도 상담 과정과 계약 현황이 그대로 유지돼 보다 안정적인 인수인계가 가능하다.
LG U+기업 공식 파트너는 고객정보와 영업활동을 기업이 통합적으로 관리할 수 있도록 고객DB 및 영업관리 시스템을 제공하고 있다. 고객자료 통합, 상담·영업활동 기록, 사용자별 권한 설정, 데이터 백업과 관리 등의 기능을 통해 기업의 영업정보 보호와 업무 연속성을 지원한다.
내부 보안을 강화하기 위해서는 직원에게 보안서약서를 받는 것만으로 충분하지 않다는 의견도 나온다. 고객정보를 개인 기기에 저장하지 않도록 업무 환경을 정비하고, 데이터 접근과 수정 과정을 확인할 수 있는 기술적 관리체계를 함께 마련해야 실질적인 예방 효과를 기대할 수 있다는 설명이다.
업계 관계자는 “영업 담당자가 바뀔 때마다 고객정보까지 이동하는 구조에서는 기업이 영업자산을 안정적으로 지키기 어렵다”며 “모든 고객자료가 회사 시스템에 축적되고 관리되도록 업무방식을 바꾸는 것이 중요하다”고 말했다.
앞으로 기업 내부의 고객정보 관리 수준은 보안뿐 아니라 영업 경쟁력을 평가하는 기준으로도 작용할 전망이다. 고객DB의 저장 위치와 접근 권한, 백업 여부, 퇴사자 계정 차단, 업무 인수인계 체계 등을 사전에 점검하는 기업이 더욱 늘어날 것으로 보인다.
LG U+기업 공식 파트너
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